Die elektronische Rechnung im B2B-Geschäft ist keine ferne Zukunftsmusik mehr. In Deutschland wird sie schrittweise zur Pflicht, für Einzelunternehmer genauso wie für GmbHs, nur Kleinunternehmer sind ausgenommen. In Österreich gilt sie bislang nur gegenüber dem Bund, für grenzüberschreitende Umsätze in der EU kommt sie ab 1. Juli 2030. Wer sich jetzt schon vorbereitet, erspart sich später Stress unter Zeitdruck.
Was ändert sich konkret?
Bisher genügte im B2B-Bereich meist eine PDF-Rechnung per E-Mail. Künftig wird zunehmend eine strukturierte, maschinenlesbare E-Rechnung verlangt – also ein Format, das Buchhaltungssoftware automatisch einlesen und verarbeiten kann, ohne dass jemand die Daten manuell abtippt.
Der gebräuchlichste Standard dafür im deutschsprachigen Raum ist ZUGFeRD (bzw. das technisch identische französische Pendant Factur-X), das eine normale PDF-Ansicht mit eingebetteten XML-Daten nach dem europäischen Standard EN16931 kombiniert. So bleibt die Rechnung für Menschen lesbar, während Software sie gleichzeitig automatisch verarbeiten kann.
Warum wird das überhaupt Pflicht?
Der Hintergrund ist vor allem die Eindämmung von Umsatzsteuerbetrug und die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Strukturierte E-Rechnungen lassen sich leichter automatisiert prüfen als freie PDF- oder Papierrechnungen.
Der Zeitplan
In Deutschland regeln § 14 UStG und die Übergangsvorschrift in § 27 Abs. 38 UStG die Pflicht in drei Stufen, dazu kommt die EU-weite Stufe:
Die deutsche Pflicht gilt nur, wenn du und dein Kunde beide in Deutschland ansässig seid. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise dürfen auch danach als PDF oder auf Papier kommen. In Österreich liegt die Grenze für Kleinbetragsrechnungen übrigens bei 400 €, eine allgemeine E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen gibt es dort aber ohnehin nicht: Verpflichtend ist die E-Rechnung in Österreich seit 1. Jänner 2014 nur gegenüber dem Bund. Was für österreichische Unternehmen mit deutschen Kunden gilt, steht im Beitrag E-Rechnung Österreich nach Deutschland.
Was bedeutet das für dein Unternehmen?
Sitzt du in Deutschland und fakturierst an Unternehmenskunden (B2B), wirst du über kurz oder lang strukturierte E-Rechnungen ausstellen müssen, etwa im ZUGFeRD-Format. Der Übergang erfolgt gestaffelt – größere Unternehmen sind meist früher betroffen als kleine Betriebe, trotzdem lohnt sich frühzeitige Vorbereitung aus zwei Gründen:
- Manche deiner B2B-Kunden verlangen ZUGFeRD schon jetzt freiwillig, weil es ihre eigene Buchhaltung vereinfacht.
- Ein kurzfristiger Umstieg unter Zeitdruck ist immer stressiger als eine Software, die von Anfang an mitdenkt.
Mehr Hintergrund zum Format selbst findest du auf unserer Themenseite zu ZUGFeRD und E-Rechnung.
Muss ich mich selbst mit dem XML-Format beschäftigen?
Nein. Der Sinn einer guten Rechnungssoftware ist genau, dass du dich damit nicht auseinandersetzen musst. Du erstellst deine Rechnung wie gewohnt – im Hintergrund wird automatisch das korrekte, EN16931-konforme Format erzeugt.
So macht LazyBill das für dich
Jede Rechnung, die du mit LazyBill erstellst, steht automatisch als ZUGFeRD-PDF zur Verfügung – ganz ohne Zusatzklick, ohne technisches Verständnis nötig. Du bist damit für die kommende B2B-Pflicht vorbereitet, ohne heute schon etwas ändern zu müssen.