Die elektronische Rechnung im B2B-Geschäft ist keine ferne Zukunftsmusik mehr, sondern wird schrittweise zur Pflicht – sowohl in Österreich als auch in Deutschland, für Einzelunternehmer genauso wie für GmbHs. Wer sich jetzt schon vorbereitet, erspart sich später Stress unter Zeitdruck.
Was ändert sich konkret?
Bisher genügte im B2B-Bereich meist eine PDF-Rechnung per E-Mail. Künftig wird zunehmend eine strukturierte, maschinenlesbare E-Rechnung verlangt – also ein Format, das Buchhaltungssoftware automatisch einlesen und verarbeiten kann, ohne dass jemand die Daten manuell abtippt.
Der gebräuchlichste Standard dafür im deutschsprachigen Raum ist ZUGFeRD (bzw. das europäische Pendant Factur-X), das eine normale PDF-Ansicht mit eingebetteten XML-Daten nach dem europäischen Standard EN16931 kombiniert. So bleibt die Rechnung für Menschen lesbar, während Software sie gleichzeitig automatisch verarbeiten kann.
Warum wird das überhaupt Pflicht?
Der Hintergrund ist vor allem die Eindämmung von Umsatzsteuerbetrug und die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Strukturierte E-Rechnungen lassen sich leichter automatisiert prüfen als freie PDF- oder Papierrechnungen.
Was bedeutet das für dein Unternehmen?
Wenn du an Unternehmenskunden (B2B) fakturierst, wirst du über kurz oder lang ZUGFeRD-fähige Rechnungen ausstellen müssen. Der Übergang erfolgt gestaffelt – größere Unternehmen sind meist früher betroffen als kleine Betriebe, trotzdem lohnt sich frühzeitige Vorbereitung aus zwei Gründen:
- Manche deiner B2B-Kunden verlangen ZUGFeRD schon jetzt freiwillig, weil es ihre eigene Buchhaltung vereinfacht.
- Ein kurzfristiger Umstieg unter Zeitdruck ist immer stressiger als eine Software, die von Anfang an mitdenkt.
Mehr Hintergrund zum Format selbst findest du auf unserer Themenseite zu ZUGFeRD und E-Rechnung.
Muss ich mich selbst mit dem XML-Format beschäftigen?
Nein. Der Sinn einer guten Rechnungssoftware ist genau, dass du dich damit nicht auseinandersetzen musst. Du erstellst deine Rechnung wie gewohnt – im Hintergrund wird automatisch das korrekte, EN16931-konforme Format erzeugt.
So macht LazyBill das für dich
Jede Rechnung, die du mit LazyBill erstellst, steht automatisch als ZUGFeRD-PDF zur Verfügung – ganz ohne Zusatzklick, ohne technisches Verständnis nötig. Du bist damit für die kommende B2B-Pflicht vorbereitet, ohne heute schon etwas ändern zu müssen.