ZUGFeRD & E-Rechnung: das ändert sich – und wie du vorbereitet bist

Nein. Als E-Rechnung im Sinne der deutschen Pflicht gilt nur ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, in der Regel nach der Norm EN16931. Ein gewöhnliches PDF zählt dort als „sonstige Rechnung“, für die Buchhaltungssoftware ist es bloß ein Bild der Rechnung. ZUGFeRD löst das elegant, weil das PDF die strukturierten Daten gleich mitbringt.

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne lesbares PDF und vor allem im Geschäft mit Behörden verbreitet. ZUGFeRD verbindet beides, ein normales PDF für Menschen und die XML-Daten für die Software. Für Rechnungen zwischen Unternehmen ist das der praktischere Weg, weil der Empfänger nichts Neues braucht.

Nein. Die maschinenlesbaren Daten werden bei jeder festgeschriebenen Rechnung automatisch ins PDF eingebettet. Es gibt keinen Schalter, den man vergessen könnte.

Ja. Ein ZUGFeRD-PDF sieht aus wie jede andere PDF-Rechnung und lässt sich mit jedem Reader öffnen und drucken. Die eingebetteten Daten bemerkt nur, wer sie maschinell ausliest.

Nein, es geht um Rechnungen zwischen Unternehmen. An Privatkunden stellst du weiterhin aus wie bisher, ob auf Papier oder als einfaches PDF.

Die Umstellung läuft in Stufen und hängt unter anderem von Umsatz und Konstellation deines Betriebs ab. Den konkreten Zeitpunkt kennt deine Steuerberatung. Mit LazyBill stellt sich die Frage praktisch nicht, weil jede Rechnung das Format schon erfüllt. Empfangen können muss eine E-Rechnung in Deutschland übrigens schon heute jedes Unternehmen, auch Kleinunternehmer.

Größere Auftraggeber bitten schon heute um strukturierte Rechnungen, weil ihre Buchhaltung sie automatisch verarbeiten kann. Wer so eine Rechnung liefert, wird dort schneller verbucht, und das merkt man nicht selten am Zahlungseingang.