Rechnung schreiben in Deutschland – die Pflichtangaben
Eine Rechnung in Deutschland muss bestimmte Angaben enthalten, damit dein Kunde die Vorsteuer ziehen kann. Das gilt für den Freelancer genauso wie für die GmbH. Fehlt eine Pflichtangabe, kommt die Rechnung im Zweifel zurück.
Übersicht: Pflichtangaben in beiden Ländern →Sonderfälle in der Praxis
Die Grundregeln aus § 14 UStG stehen im Detail in unserer Länder-Übersicht. Hier die Fälle, die im Alltag am häufigsten für Rückfragen sorgen:
- Anzahlungen: Bekommst du eine Vorauszahlung, bevor die Leistung fertig ist, stellst du dafür eine eigene Anzahlungsrechnung mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer. Die Schlussrechnung weist dann die gesamte Leistung aus und zieht die Anzahlung samt der darauf entfallenden Steuer wieder ab.
- Teilrechnungen: Bei Projekten, die sich über Monate ziehen, rechnest du ab, sobald ein abgrenzbarer Leistungsteil abgeschlossen ist. Jede Teilrechnung braucht eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer.
- Storno: Eine festgeschriebene Rechnung stornierst du mit einer Stornorechnung, die den ursprünglichen Betrag negativ ausweist und auf die stornierte Rechnungsnummer verweist. Gelöscht wird nichts, sonst reißt die Nummernfolge.
- Gutschrift: Umgangssprachlich die nachträgliche Korrektur einer Rechnung, etwa bei einer Mängelrüge oder einem nachträglichen Rabatt. Sie verweist auf die ursprüngliche Rechnungsnummer. (Umsatzsteuerlich ist „Gutschrift“ nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG eigentlich eine Rechnung des Leistungsempfängers, im Alltag ist mit dem Begriff aber meist die Korrektur gemeint.)
Beispiele nach Branche
Wie die Pflichtangaben in der Praxis aussehen, hängt stark von der Branche ab:
- Dienstleistung: Ein IT-Freelancer verrechnet Projektstunden meist zum vollen Steuersatz von 19 %. Die Leistung gilt mit Abnahme als erbracht, das ist zugleich der Leistungszeitpunkt auf der Rechnung.
- Handel: Im Einzelhandel liegt die Mehrzahl der Belege unter der 250-Euro-Kleinbetragsgrenze. Die vereinfachten Angaben reichen hier in der Regel aus.
- Heilberufe: Für Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, etwa durch Physiotherapeut:innen oder Psychotherapeut:innen, gilt eine eigene Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 14 UStG, unabhängig von der Kleinunternehmergrenze. Auch hier gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung.
Steuersätze in der Praxis
Der Steuersatz hängt von der Leistung ab, nicht von der Branche:
- 19 % – Regelsteuersatz für die meisten Lieferungen und Leistungen
- 7 % – ermäßigt, etwa für Lebensmittel, Bücher, Zeitungen und den Personennahverkehr
- 0 % – steuerfreie Umsätze, etwa innergemeinschaftliche Lieferungen
Als österreichisches Unternehmen an deutsche Kunden
Rechnest du aus Österreich an Kunden in Deutschland ab, gilt für deine Rechnung weiterhin österreichisches Recht (§ 11 UStG). Die deutsche E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich nur Unternehmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte in Deutschland. Wann die Pflicht für grenzüberschreitende Umsätze durch die EU-weite ViDA-Reform trotzdem relevant wird und was du bis dahin freiwillig vorbereiten kannst, steht im verlinkten Artikel weiter unten.
Was LazyBill dir davon abnimmt
Die Pflichtangaben trägt LazyBill von selbst ein. Du wählst Kunde und Position, alles Weitere kommt aus deinen Stammdaten. Die Rechnungsnummern vergibt das Programm fortlaufend und lückenlos, und wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, bekommt den Hinweis zur Steuerbefreiung automatisch auf jede Rechnung.
nicht in Stunden
Kunde auswählen, Position eintippen, senden. Kein Rumklicken, vergiss das nervige Word-Gebastel.
Kunden und Produkte erfasst du ein einziges Mal. Jede weitere Rechnung greift dann nur noch darauf zurück.
Häufige Fragen
Reicht eine Rechnung aus Word oder Excel? +
Bei Privatkunden spricht rechtlich nichts dagegen, solange alle Pflichtangaben draufstehen. An andere Unternehmen in Deutschland geht das nur noch während der Übergangsfristen der E-Rechnungspflicht. In der Praxis funktioniert das erfahrungsgemäß so lange, bis es kracht: Eine Nummer wird doppelt vergeben, eine Datei geht verloren, und bei einer Prüfung lässt sich die lückenlose Nummernfolge kaum noch belegen. Ein Rechnungsprogramm nimmt dir genau diese Fehlerquellen ab.
Steuernummer oder USt-IdNr. – was gehört auf die Rechnung? +
Eine von beiden genügt. Viele nehmen die USt-IdNr., weil sie weniger über den Betrieb verrät als die Steuernummer. LazyBill übernimmt automatisch die Nummer, die du in den Stammdaten hinterlegt hast.
Muss ich meine Rechnungen durchnummerieren? +
Ja, jede Rechnung braucht eine fortlaufende Nummer, die nur einmal vergeben wird. LazyBill zählt für Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen getrennt hoch und beginnt mit jedem Jahr neu. Lücken oder Doppelvergaben kann es dabei nicht geben.
Gilt für meine Rechnungen bald die E-Rechnungspflicht? +
Im Geschäft zwischen Unternehmen wird die elektronische Rechnung in Deutschland stufenweise zur Pflicht, der Übergang läuft bereits. Wann genau dein Betrieb an der Reihe ist, weiß deine Steuerberatung. Mit LazyBill stellt sich die Frage kaum, weil jede Rechnung die maschinenlesbaren Daten nach EN16931 ohnehin enthält. Für Rechnungen an Privatkunden ändert sich nichts.
Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer die 100.000-Euro-Grenze überschreite? +
Die Steuerbefreiung fällt ab dem Zeitpunkt weg, an dem du die Grenze im laufenden Jahr überschreitest. Bereits gestellte Rechnungen werden nicht rückwirkend korrigiert, aber ab der Überschreitung weist du auf neuen Rechnungen Umsatzsteuer aus. Für das Folgejahr gilt dann automatisch die Regelbesteuerung, unabhängig vom tatsächlichen Umsatz.
Muss ich als österreichisches Unternehmen mit deutschen Kunden etwas Besonderes beachten? +
Für die Rechnung selbst gilt weiterhin österreichisches Recht. Beachten solltest du trotzdem, ob dein deutscher Kunde inzwischen eine strukturierte E-Rechnung erwartet. Das ist zwar (noch) keine Pflicht für dich, kommt in der Praxis aber immer häufiger vor. Details dazu stehen im Artikel weiter unten.
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