Rechnung schreiben in Österreich – so geht's richtig
Eine Rechnung in Österreich muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie gültig ist und dein Kunde sie ohne Rückfragen verbuchen kann. Das gilt für Freelancer genauso wie für den Handwerksbetrieb.
Übersicht: Pflichtangaben in beiden Ländern →Sonderfälle in der Praxis
Die Grundregeln aus § 11 UStG stehen im Detail in unserer Länder-Übersicht. Hier die Fälle, die im Alltag am häufigsten für Rückfragen sorgen:
- Anzahlungen: Bekommst du eine Vorauszahlung, bevor die Leistung fertig ist, stellst du dafür eine eigene Anzahlungsrechnung mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer. Die Endrechnung weist dann die gesamte Leistung aus und zieht die Anzahlung samt der darauf entfallenden Steuer wieder ab.
- Teilrechnungen: Bei Projekten, die sich über Monate ziehen, rechnest du ab, sobald ein abgrenzbarer Leistungsteil abgeschlossen ist. Jede Teilrechnung braucht eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer.
- Storno: Eine festgeschriebene Rechnung stornierst du mit einer Stornorechnung, die den ursprünglichen Betrag negativ ausweist und auf die stornierte Rechnungsnummer verweist. Gelöscht wird nichts, sonst reißt die Nummernfolge.
- Gutschrift: Eine Gutschrift reduziert eine bereits gestellte Rechnung nachträglich, etwa bei einer Mängelrüge oder einem nachträglichen Rabatt. Sie verweist auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und ist als Gutschrift gekennzeichnet.
Beispiele nach Branche
Wie die Pflichtangaben in der Praxis aussehen, hängt stark von der Branche ab:
- Dienstleistung: Ein IT-Freelancer verrechnet Projektstunden meist zum vollen Steuersatz von 20 %. Die Leistung gilt mit Abnahme als erbracht, das ist zugleich das Leistungsdatum auf der Rechnung.
- Handel: Im Einzelhandel liegen die meisten Belege unter der 400-Euro-Kleinbetragsgrenze. Die vereinfachten Angaben reichen hier in der Regel aus, eine Kunden-UID brauchst du praktisch nie.
- Heilberufe: Für Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, etwa durch Physiotherapeut:innen oder Psychotherapeut:innen, gilt eine eigene Steuerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG, unabhängig von der Kleinunternehmergrenze. Auch hier gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung.
Steuersätze in der Praxis
Der Steuersatz hängt von der Leistung ab, nicht von der Branche. Dieselbe Rechnung kann mehrere Sätze kombinieren:
- 20 % – Normalsteuersatz für die meisten Leistungen
- 13 % – ermäßigt, etwa für künstlerische Leistungen oder den Eintritt in Theater und Museen
- 10 % – ermäßigt, etwa für Bücher, Beherbergung, Personenbeförderung oder Vermietung zu Wohnzwecken
- 4,9 % – Sondersatz für ausgewählte Grundnahrungsmittel (§ 10 Abs. 1a UStG, seit 1.7.2026)
- 0 % – steuerfreie Umsätze, etwa innergemeinschaftliche Lieferungen
So sieht das in LazyBill aus
Die Pflichtangaben trägt LazyBill automatisch korrekt ein, du wählst nur Kunde und Position. An die UID-Nummer und die richtige Reihenfolge der Rechnungsnummern musst du nie wieder denken. Der neue 4,9-%-Sondersatz für Grundnahrungsmittel steht übrigens längst zur Auswahl, ganz ohne Warten auf ein Update.
nicht in Stunden
Kunde auswählen, Position eintippen, senden. Kein Rumklicken, vergiss das nervige Word-Gebastel.
Kunden und Produkte erfasst du ein einziges Mal. Jede weitere Rechnung greift dann nur noch darauf zurück.
Häufige Fragen
Gilt der neue Sondersatz für Grundnahrungsmittel auch für mich? +
Der Satz betrifft ausgewählte Grundnahrungsmittel, etwa Milch, Eier, Brot und Gemüse. Ob deine Produkte darunterfallen, klärst du am sichersten mit deiner Steuerberatung. In LazyBill ist der Satz bereits hinterlegt und wird pro Position ausgewählt.
Was ist bei Rechnungen an deutsche Firmen zu beachten? +
Die Rechnung bleibt eine österreichische Rechnung nach § 11 UStG. Du stellst netto, gibst die UID-Nummer deines Kunden an und weist auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers hin, die Steuerschuld geht auf deinen Kunden über. Interessant ist außerdem die deutsche E-Rechnungspflicht: Bist du selbst nicht in Deutschland ansässig, betrifft sie dich zwar nicht direkt, aber viele deutsche Firmenkunden fragen inzwischen von sich aus nach einer strukturierten Rechnung.
Brauche ich für jede Rechnung eine eigene Nummer? +
Grundsätzlich ja: fortlaufend und nur einmal vergeben. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro und die vereinfachten Rechnungen von Kleinunternehmern. LazyBill vergibt die Nummern beim Festschreiben automatisch, getrennt nach Rechnungen, Angeboten und Auftragsbestätigungen, jedes Jahr neu ab eins.
Muss ich in Österreich elektronische Rechnungen ausstellen? +
Eine allgemeine Pflicht für Rechnungen zwischen Unternehmen gibt es in Österreich derzeit nicht, verpflichtend ist die e-Rechnung im Geschäft mit dem Bund. Wer viel mit deutschen Firmen arbeitet, bekommt das Thema trotzdem auf den Tisch, denn dort läuft die Umstellung bereits. LazyBill liefert die ZUGFeRD-Daten bei jeder Rechnung automatisch mit.
Wie unterscheiden sich Ist- und Sollbesteuerung bei der Rechnungsstellung? +
Bei der Sollbesteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Monats, in dem du die Leistung erbracht hast (stellst du die Rechnung erst später aus, einen Monat danach), bei der Istbesteuerung erst mit Ablauf des Monats, in dem dein Kunde tatsächlich bezahlt hat. Für Freiberufler:innen ist die Istbesteuerung der Normalfall. Für die Rechnung selbst ändert sich dadurch nichts, nur für den Zeitpunkt, zu dem du die Steuer ans Finanzamt abführst.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine UID-Nummer? +
In der Regel nicht. Für Inlandsumsätze reicht die Steuerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG auch ohne UID-Nummer. Brauchst du sie aber für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Ländern, etwa weil du dort Dienstleistungen einkaufst oder erbringst oder Waren oberhalb der Erwerbsschwelle beziehst, beantragst du sie separat beim Finanzamt.
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