Belege per Handy erfassen

Eine Quittung in der Hand, keine Lust, sie erst im Büro einzuscannen? Auf dem Handy geöffnet, springt LazyBill direkt zur Belegerfassung — Foto machen, kurz prüfen, fertig.

Die Kamera-Ansicht in diesem Artikel ist eine nachgebaute Darstellung auf Basis der echten App, kein Screenshot — eine laufende Kameraaufnahme lässt sich technisch nicht automatisiert festhalten.

Beleg erfassen öffnen

In der unteren Navigation findest du den Link Beleg zum Beleg erfassen via Handykamera. Aus Fotos wählen greift auf vorhandene Bilder zu, PDF oder Datei deckt alles andere ab. Bis zu 10 Dateien auf einmal, zusammen maximal 30 MB — praktisch, wenn mehrere Quittungen auf einmal anfallen. Darunter zeigt Zuletzt hochgeladen auf einen Blick, welche Belege schon verarbeitet sind.

Beleg fotografieren

Tippst du auf Foto aufnehmen, öffnet sich die Kamera direkt in der App. Halte den Beleg gerade und vollständig im Bild, dann löst du aus.

Eckdaten prüfen, und speichern, fertig!

Nach der Aufnahme (oder Auswahl) erkennt die KI alle notwendigen Eckdaten. Prüfe zur Sicherheit nochmals alle Eckdaten. Bei Bedarf kannst du diese auch korrigieren.

Oben stehen Händler, eine kurze Bezeichnung und das Belegdatum, darunter Netto und USt. mit der daraus berechneten Brutto-Summe, dann die Kategorie als Dropdown (Büromaterial, Reisekosten, Software/Abos, Ausstattung und mehr). Erkennt LazyBill möglicherweise ein Duplikat, macht dich ein Hinweis darauf aufmerksam, damit du keinen Beleg versehentlich doppelt anlegst.

Passt alles, reicht ein Tap auf Speichern. Bist du dir gerade nicht sicher, ob du den Beleg so speichern möchtest, bringt dich Später prüfen ohne Datenverlust zurück zur Startansicht — der Beleg liegt dann bei den unbestätigten Belegen bereit.

Nach dem Speichern landest du wieder auf dem Startbildschirm, bereit für den nächsten Beleg.

So erscheint der Beleg am Desktop

Der mobil erfasste Beleg taucht in der normalen Belegliste unter Belege auf — mit Status Verarbeitet, sobald die KI fertig ist.

In der Detailansicht lassen sich alle von der KI erkannten Werte nachträglich korrigieren — Händler, Datum, Kategorie, Positionen. Die hochgeladene Datei bleibt als Nachweis hinterlegt, unter Belegdatei einsehbar; ohne sie fehlt der Nachweis für den Vorsteuerabzug. Passt etwas nicht, lässt sich der Beleg über Erneut durch KI analysieren neu auslesen — das überschreibt allerdings Händler, Datum und Beträge.

Mehr zu Kategorien, dem monatlichen KI-Kontingent und dem Unterschied zwischen automatischer und manueller Erfassung steht im Artikel Belege erfassen.