Rechnung schreiben

Eine Rechnung entsteht in drei Schritten. Kunde wählen, Positionen erfassen, senden. Um Nummernkreis, Steuerausweis und Fälligkeit kümmert sich LazyBill von selbst.

Neue Rechnung anlegen

Das Formular hat drei Reiter: Allgemein, Positionen und Optionen.

Unter Allgemein wählst du zuerst den Kunden. Das Feld sucht ab drei Zeichen im Kundenstamm. Ist der Kunde noch nicht angelegt, erledigst du das über Neuen Kunden anlegen, ohne das Formular zu verlassen.

Das Rechnungsdatum ist mit dem heutigen Tag vorbelegt. Das Leistungs- oder Lieferdatum ist der Tag, an dem du die Leistung tatsächlich erbracht hast. Es darf abweichen und gehört nach § 14 UStG auf die Rechnung. Erstreckt sich die Leistung über eine Spanne, nimmst du stattdessen den Leistungszeitraum, etwa „Juli 2026”.

Die Kunden-Referenz nimmt die Bestellnummer oder das Aktenzeichen deines Kunden auf. Bei größeren Auftraggebern entscheidet oft genau dieses Feld darüber, wie schnell eine Rechnung durch die Buchhaltung läuft.

Mit Als Entwurf speichern legst du die Rechnung an, ohne sie festzuschreiben. Entwürfe bekommen noch keine Rechnungsnummer und zählen auch nicht in den Umsatz.

Positionen und Steuersätze

Im Reiter Positionen trägst du ein, was abgerechnet wird. Jede Zeile hat Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz. Produkte aus deinem Stamm ziehst du mit einem Klick herein, der hinterlegte Preis und Steuersatz kommen mit.

Wichtig ist dabei: Der Steuersatz hängt an der Position und nicht an der Rechnung. Du kannst auf einer Rechnung 19 % und 7 % mischen, etwa Beratung neben Druckerzeugnissen. Die Summen weist LazyBill dann getrennt nach Satz aus.

Unter der Positionstabelle stehen Netto, MwSt. und Brutto. Bei Kleinunternehmern entfällt der Steuerausweis, an seine Stelle tritt der gesetzlich vorgeschriebene Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Nummernkreise

Die Nummer vergibt LazyBill beim Festschreiben, fortlaufend und lückenlos pro Jahr:

• RE-2026-001 für Rechnungen
• AN-2026-001 für Angebote
• AB-2026-001 für Auftragsbestätigungen

Jede Belegart zählt für sich und beginnt zum Jahreswechsel neu bei 001. Das Präfix für Rechnungen passt du in den Stammdaten an.

Senden

Oben rechts stehen vier Schaltflächen: Vorschau, PDF herunterladen, weitere Aktionen und Per E-Mail senden.

Beim Versand geht die Rechnung als PDF an den Kunden, mit eingebetteten ZUGFeRD-Daten für die maschinelle Verarbeitung auf der Gegenseite. Einstellen musst du dafür nichts.

Zahlungen erfassen

Rechts steht der offene Betrag samt Fälligkeitsdatum, darunter ein Balken für den bezahlten Anteil. Über Zahlung erfassen buchst du einen Eingang.

Du kannst Teilbeträge erfassen. Im Beispiel ist eine Anzahlung von 1.461,32 € auf eine Rechnung über 3.653,30 € eingegangen. LazyBill zieht sie ab und führt 2.191,98 € weiter als offen. Als bezahlt gilt die Rechnung erst, wenn die Summe der Zahlungen den Bruttobetrag erreicht. Mehr als den offenen Betrag kannst du nicht erfassen.

Jede Zahlung erscheint einzeln im Abschnitt Zahlungen, mit Datum und optionaler Notiz. Der Verlauf rechts protokolliert zusätzlich, wann die Rechnung erstellt, gesendet und bezahlt wurde.

In der Kundenkarte daneben siehst du, wie viele Rechnungen dieser Kunde bisher hatte und wie lange er im Schnitt zum Zahlen braucht. Ein Blick lohnt sich, bevor du das nächste größere Angebot ohne Anzahlung schreibst.

Wenn nicht gezahlt wird

Bleibt eine Rechnung offen, führt Mahnwesen durch die Mahnstufen. Den Text formuliert LazyBill, ausgelöst wird jede Stufe von dir. Automatisch verschickt das Programm bewusst nichts. Ton und Zeitpunkt einer Mahnung gehören in die Hand des Chefs, denn ein guter Stammkunde braucht einen anderen Umgang als ein notorischer Spätzahler.

Vom Angebot zur Rechnung

Angebote und Auftragsbestätigungen funktionieren wie Rechnungen, sie haben nur eine eigene Nummer und einen eigenen Status. Der Unterschied zeigt sich am Ende, denn aus einem Angebot machst du mit einem Klick eine Auftragsbestätigung und daraus die Rechnung.

Positionen, Preise, Kundendaten und Texte werden dabei übernommen. Neu getippt wird nichts, und zwischen dem Angebot und der Abrechnung können keine Abweichungen entstehen.

Angebote haben zusätzlich ein Gültig bis-Datum. Nimmt der Kunde an, setzt du den Status auf angenommen. Abgelehnte Angebote bleiben erhalten, damit nachvollziehbar bleibt, was du angeboten hast.

Stornieren und Gutschrift

Eine festgeschriebene Rechnung lässt sich nicht mehr ändern oder löschen, sondern nur stornieren. Das ist Absicht und kein Umweg. Eine lückenlose Nummernfolge gehört zur ordnungsmäßigen Buchführung, und eine gelöschte Rechnung hinterlässt genau die Lücke, die du bei einer Prüfung erklären müsstest.

Stornieren kannst du offene wie auch bereits bezahlte Rechnungen.

Was dabei passiert

Die Originalrechnung bleibt erhalten, behält ihre Nummer und bekommt den Status Storniert. Dazu erzeugt LazyBill eine eigene Stornorechnung mit der nächsten Rechnungsnummer, in der alle Positionen mit negativen Beträgen stehen. Sie nennt im Einleitungstext die ursprüngliche Rechnung und ist sofort festgeschrieben.

Diese Stornorechnung ist gleichzeitig deine Gutschrift. Du schickst sie dem Kunden als Nachweis darüber, dass die Forderung entfallen ist. Ob sie gleich per E-Mail rausgeht, entscheidest du im Storno-Dialog über ein Häkchen.

Bei bereits bezahlten Rechnungen

Hier nimmt LazyBill zusätzlich den Zahlungseingang zurück und legt an der Originalrechnung eine negative Zahlung über den erhaltenen Betrag an, datiert auf den Tag des Stornos.

Dahinter steckt ein handfester Grund: Bei Istbesteuerung zählt der Umsatz nach dem Zahlungsdatum. Ohne diese Gegenbuchung bliebe die ursprüngliche Zahlung für immer als Umsatz stehen, obwohl das Geld zurückgeht, und deine Umsatzsteuer-Voranmeldung wäre zu hoch. Reporting, UVA-Rechner und Buchhaltungsexport rechnen die Rücknahme automatisch mit. Bei Sollbesteuerung erledigt die negative Stornorechnung das ohnehin.

Entwürfe

Entwürfe kannst du jederzeit löschen. Sie haben noch keine Nummer und erscheinen in keiner Auswertung.