Kunden und Produkte anlegen

Kunden und Produkte sind die Bausteine, aus denen eine Rechnung entsteht. Wer sie einmal sauber anlegt, braucht später Sekunden für eine Rechnung. Tippfehler in Adressen und Preisen erledigen sich damit gleich mit.

Kunden

Über Kunde anlegen kommt ein neuer Eintrag dazu. Die Liste zeigt Name, Kundennummer, Typ, Ort und E-Mail. Über das Suchfeld findest du Einträge nach Namen.

Geschäftskunde oder Privatkunde

Der Typ ist mehr als eine Sortierhilfe. Bei Geschäftskunden zählt die USt-IdNr., denn sie entscheidet bei Kunden im EU-Ausland darüber, ob das Reverse-Charge-Verfahren greift und die Rechnung netto ohne Umsatzsteuer hinausgeht. Bei Privatkunden ist das nie der Fall.

Kundennummer

Die Nummer vergibt LazyBill fortlaufend (K-0001, K-0002 …). Überschreiben kannst du sie, wenn deine Steuerberatung ein eigenes Schema vorgibt. Im Buchhaltungsexport ist diese Nummer das verbindende Element zwischen Rechnung und Debitorenkonto.

Zahlungsziel pro Kunde

Jeder Kunde kann ein eigenes Zahlungsziel haben, aus dem LazyBill das Fälligkeitsdatum jeder Rechnung berechnet. Ist nichts hinterlegt, gilt der Wert aus deinen Stammdaten. Das hilft, wenn ein großer Auftraggeber auf 30 Tagen besteht, während sonst 14 gelten.

E-Mail und Kopieempfänger

Die hinterlegte Adresse ist der Standardempfänger beim Rechnungsversand. Zusätzliche Adressen in CC helfen bei Firmen mit getrennter Buchhaltung. Die Rechnung erreicht dann gleichzeitig deinen Ansprechpartner und die Kreditorenbuchhaltung.

Archivieren statt löschen

Kunden mit Rechnungshistorie lassen sich archivieren, aber nicht löschen. Sie verschwinden aus der Auswahl bei neuen Rechnungen und bleiben den alten Belegen zugeordnet. Ließe man sie löschen, wären bestehende Rechnungen plötzlich unvollständig.

Produkte und Dienstleistungen

Ein Produkt ist alles, was du wiederholt abrechnest, die Beratungsstunde genauso wie das gedruckte Heft. Angelegt werden Bezeichnung, Einheit, Einzelpreis netto und USt-Satz.

Beim Schreiben einer Rechnung ziehst du das Produkt herein, Preis, Einheit und Steuersatz kommen mit. Ändern kannst du sie in jeder einzelnen Rechnung trotzdem. Der Katalog liefert einen Vorschlag und keine Vorschrift.

Der Steuersatz gehört zum Produkt

Hier spart sich echte Arbeit. Druckerzeugnisse mit 7 % und Beratung mit 19 % liegen nebeneinander im Katalog, und auf einer gemischten Rechnung stimmt die Aufteilung von selbst. Beim Schreiben musst du also nicht überlegen, welcher Satz gilt.

Kundenspezifische Preise

In der Spalte Kunde steht bei allgemeinen Produkten ein Strich. Du kannst ein Produkt aber einem bestimmten Kunden zuordnen. Für individuell vereinbarte Stundensätze ist das der saubere Weg, weil der allgemeine Katalogpreis unberührt bleibt und du nicht bei jeder Rechnung nachbessern musst.

Preisänderungen wirken nach vorne

Änderst du einen Preis im Katalog, betrifft das nur künftige Rechnungen. Bereits geschriebene behalten ihre Werte. Andernfalls würde sich eine gestellte Rechnung nachträglich verändern, und das lässt die Buchführung nicht zu.

Daten mitnehmen

Die Kundenliste lässt sich über CSV-Export herausziehen, etwa für eine Serienmail, eine Auswertung in der Tabellenkalkulation oder einfach als Sicherung.