Reporting lesen und verstehen

Das Reporting beantwortet vier Fragen. Was habe ich eingenommen, was ausgegeben, was bleibt übrig, und was steht noch aus? Alle Zahlen stammen direkt aus deinen Rechnungen und Belegen. Zusätzlich pflegen musst du nichts.

Zuerst den Zeitraum prüfen

Oben rechts stellst du zwischen Monat, Quartal, 6 Monate und Jahr um. Das ist der wichtigste Schalter auf der Seite, denn er verändert jede Zahl darunter, die Vergleichswerte eingeschlossen.

Ein Punkt, der oft für Verwirrung sorgt: Der Vergleich „vs. Vorperiode” stellt den laufenden Zeitraum dem vorherigen gegenüber. Am 7. eines Monats vergleichst du also sieben Tage mit einem vollen Vormonat. Ein Minus von 70 % heißt dann nicht, dass dein Geschäft eingebrochen ist. Der Monat ist schlicht noch nicht vorbei. Für einen ehrlichen Vergleich nimm Quartal oder Jahr.

Die vier Kennzahlen

Umsatz ist die Summe deiner gestellten Rechnungen im Zeitraum, netto. Entwürfe zählen nicht mit, stornierte Rechnungen ebenfalls nicht.

Kosten sind deine erfassten Belege im Zeitraum, netto.

Ergebnis ist die Differenz aus beiden. Das ist eine betriebswirtschaftliche Orientierung und keine Steuerbilanz. Abschreibungen, Privatentnahmen und Rückstellungen kennt LazyBill nicht.

Offene Posten ist das Geld, das dir noch zusteht, also alle gestellten und nicht vollständig bezahlten Rechnungen. Wie viel davon schon überfällig ist, sagt dir der rote Zusatz darunter.

Umsatz und Kosten im Verlauf

Das Balkendiagramm stellt Umsatz und Kosten Monat für Monat gegenüber. Unter jedem Monat steht das Ergebnis als gerundete Zahl, darunter ein Satz zu deinem stärksten Monat.

Der Verlauf ist meist aufschlussreicher als die Gesamtsumme. Ein gleichmäßiges Bild spricht für laufende Betreuung, starke Ausschläge deuten auf Projektgeschäft hin. In den schwachen Monaten wird daraus schnell ein Liquiditätsthema.

Erwartete Eingänge

Rechts unter dem UVA-Kasten steht, wie viel Geld in den nächsten 7 und nächsten 30 Tagen hereinkommen sollte. Grundlage sind die Fälligkeitsdaten deiner offenen Rechnungen.

Darunter steht die Ø Zahlungsdauer: wie viele Tage deine Kunden im Schnitt tatsächlich gebraucht haben, gerechnet vom Rechnungsdatum bis zum Zahlungseingang. Der Wert ist ehrlicher als das vereinbarte Zahlungsziel. Wenn du 14 Tage vereinbarst und der Schnitt bei 28 liegt, weißt du, womit du wirklich planen musst.

Offene Rechnungen

Der Detailbericht stellt zwei Seiten gegenüber: Du bekommst (offene Ausgangsrechnungen) und Du schuldest (offene Eingangsbelege). Der Saldo darunter sagt dir, ob unterm Strich Forderungen oder Verbindlichkeiten überwiegen.

Die Tabelle ist nach Fälligkeit sortiert und teilt in überfällig und später fällig. Bei teilweise bezahlten Rechnungen steht der noch offene Betrag in Klammern hinter dem Gesamtbetrag. Dass eine Anzahlung eingegangen ist, siehst du also auf den ersten Blick.

Das Feld Stichtag oben ist für Rückblicke gedacht. Lässt du es leer, siehst du den Live-Stand. Trägst du ein Datum ein, bekommst du den Stand von damals, etwa zum Bilanzstichtag.

Auf der Übersichtsseite fasst dieselben Daten eine Staffel zusammen: noch nicht fällig, 1–14 Tage, 15–30 Tage und über 30 Tage überfällig. Der Hinweis darunter nennt dir die Zahl der mahnfähigen Rechnungen.

Kunden nach Umsatz

Die Liste zeigt, welche Kunden welchen Anteil an deinem Umsatz haben. Steht ein einzelner Kunde für einen sehr großen Teil, weist dich LazyBill auf das Klumpenrisiko hin.

Im Monatszeitraum solltest du den Hinweis nicht zu ernst nehmen. Wenn in einem angebrochenen Monat erst zwei Rechnungen gestellt sind, steht einer der beiden Kunden zwangsläufig für einen großen Anteil. Aussagekräftig wird die Kennzahl erst im Jahreszeitraum.

UVA-Rechner

Der Rechner bereitet die Umsatzsteuer-Voranmeldung vor — in der App heißt er UVA-Rechner (österreichische Bezeichnung) bzw. UStVA-Rechner für Firmen mit Sitz in Deutschland. Er zeigt die Umsatzsteuer aus deinen Rechnungen und die abziehbare Vorsteuer aus deinen bezahlten Belegen. Daraus ergibt sich die Zahllast samt Fälligkeitsdatum.

Die Tabelle „Umsätze nach Steuersatz” schlüsselt auf, welcher Anteil deines Umsatzes zu welchem Satz abgerechnet wurde. Bei gemischten Rechnungen steht 19 % und 7 % also getrennt.

Zwei Dinge solltest du wissen. Die Vorsteuer wird aus bezahlten Belegen des Zeitraums gebildet und nicht aus allen erfassten. Und der Rechner bleibt eine Berechnungshilfe: Die Einreichung prüft und verantwortet deine Steuerberatung, LazyBill übermittelt nichts an das Finanzamt.

Damit der Rechner arbeiten kann, müssen in den Stammdaten die Gewinnermittlungsart und die UVA-/UStVA-Fälligkeit hinterlegt sein, also der Rhythmus deiner Voranmeldung. Fehlen sie, zeigt der Kasten statt Zahlen einen Hinweis darauf.

Berichte weitergeben

Jeder Detailbericht lässt sich als CSV oder PDF ausgeben. CSV eignet sich zum Weiterrechnen in einer Tabelle, PDF zum Weiterreichen an die Steuerberatung.

Für die vollständige Buchhaltungsübergabe ist der Bereich Export der richtige Weg. Dort bekommst du die Daten im DATEV- oder BMD-Format, das deine Kanzlei einlesen kann.