Belege erfassen

Belege sind alles, was du bezahlst: Eingangsrechnungen, Quittungen, Abo-Abrechnungen. LazyBill braucht sie für zwei Dinge, nämlich die Kosten im Reporting und die Vorsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung.

Zwei Wege, einen Beleg anzulegen

Beleg hochladen ist der Regelfall. Du lädst ein Foto oder eine PDF-Datei hoch, die KI liest Händler, Datum, Beträge und Kategorie aus und trägt alles ein. Dir bleibt das Prüfen.

Beleg manuell erfassen brauchst du, wenn keine Datei vorliegt oder das Kontingent für den Monat aufgebraucht ist. Hier tippst du die Felder selbst, dafür gibt es keine Mengenbegrenzung.

Erlaubt sind JPG, PNG, WebP und PDF bis 10 MB je Datei.

Das KI-Kontingent

Über der Liste steht KI Kontingent mit dem aktuellen Stand, etwa 0/200. Das ist die Zahl der Belege, die im laufenden Monat automatisch ausgelesen werden können. Der Zähler beginnt jeden Monat neu.

Wichtig: Das Kontingent begrenzt nur die automatische Erkennung, nicht die Belege selbst. Manuell erfasste Belege zählen nicht dagegen, und du kannst beliebig viele davon anlegen.

Was die Spalten bedeuten

Händler ist der Aussteller des Belegs, Datum das Belegdatum und nicht der Tag des Hochladens. Für die Umsatzsteuer-Voranmeldung zählt das Belegdatum.

Kategorie ordnet den Beleg einer Ausgabenart zu, etwa Software/Abos, Miete/Nebenkosten, Telekommunikation oder Versicherung. Die KI schlägt sie vor, ändern kannst du sie jederzeit. Im Kostenbericht tauchen die Kategorien später wieder auf.

Art unterscheidet Eingangsrechnung, Quittung und Sonstiges.

Status sagt, wo der Beleg in der Verarbeitung steht:

• Verarbeitet — ausgelesen und von dir bestätigt
• In Prüfung — die KI war unsicher oder ein Pflichtfeld fehlt; hier solltest du draufschauen
• Hochgeladen oder In Bearbeitung — die Erkennung läuft noch

Bezahlt kennzeichnet, ob der Beleg beglichen ist. Das ist mehr als Kosmetik, denn die abziehbare Vorsteuer im UVA-Rechner wird aus bezahlten Belegen gebildet. Ein erfasster, aber nicht als bezahlt markierter Beleg fehlt dort.

Prüfen statt blind vertrauen

Die Erkennung ist gut, aber nicht unfehlbar. Besonders zerknitterte Kassenbons, mehrseitige Rechnungen und gemischte Steuersätze bringen sie ins Straucheln. Zwei Stellen lohnen deshalb immer einen Blick.

Erstens der Betrag samt Steuersatz. Steht auf dem Beleg eine Aufteilung in 19 % und 7 %, prüfe, ob beide Zeilen erfasst wurden. Sonst stimmt die Vorsteuer nicht.

Zweitens das Belegdatum. Liegt es im falschen Monat, verschiebt sich der Beleg in die falsche Voranmeldung.

Belege im Status In Prüfung filterst du über den Schalter Offen direkt heraus.

Löschen oder stornieren

Solange ein Beleg weder als bezahlt markiert noch je in einem Steuerberater-Export enthalten war, kannst du ihn vollständig löschen. Datensatz und Datei verschwinden dann wirklich.

Das ist bewusst so gebaut: Ein Beleg ist zunächst nur dein eigener Nachweis für Vorsteuerabzug oder Betriebsausgabe. Wer ihn zu früh wegwirft, schadet damit sich selbst, nicht der Nachvollziehbarkeit deiner Umsätze. Bei einer ausgestellten Rechnung ist das anders, deshalb gelten dort strengere Regeln.

Sobald ein Beleg bezahlt oder einmal exportiert ist, gilt er als in die Buchhaltung eingeflossen. Ab dann lässt er sich nur noch stornieren. Datensatz und Datei bleiben erhalten, der Beleg bekommt den Status Storniert und zählt in Reporting, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Export nicht mehr mit.

Eine zusätzliche Sperre greift unabhängig davon: Liegt das Belegdatum vor dem letzten Wechsel deiner Gewinnermittlungsart, ist der Beleg vollständig gesperrt, auch für ein Storno. Andernfalls könnten sich schon gemeldete Voranmeldungszeiträume rückwirkend verändern.

Ein Archiv brauchst du nicht

Ein eigener Archivstatus gibt es nicht, und du brauchst ihn auch nicht. Ein Beleg bleibt dauerhaft in der Liste und ist durchsuchbar und filterbar, bis du ihn löschst oder stornierst. Das ist praktisch das Archiv.

Doppelte Belege

Lädst du dieselbe Datei ein zweites Mal hoch, erkennt LazyBill das und übernimmt die bereits geprüften Angaben, statt das Kontingent erneut zu verbrauchen. Nützlich, wenn du unsicher bist, ob ein Beleg schon drin war.

Suchen und blättern

Das Suchfeld findet Belege über Händlername oder Dateiname. Die Liste zeigt standardmäßig zehn Zeilen pro Seite, über die Auswahl daneben stellst du auf mehr um.