Wer sich zum ersten Mal mit E-Rechnungen befasst, stolpert innerhalb weniger Minuten über drei Namen: ZUGFeRD, XRechnung und Peppol. Meist stehen sie nebeneinander, als müsstest du dich für einen davon entscheiden. Genau das ist der erste Denkfehler.
Die drei sind keine Konkurrenten. Zwei davon beschreiben, wie eine Rechnung aufgebaut ist. Der Dritte beschreibt, wie sie zum Empfänger kommt. Sobald das einmal sitzt, beantwortet sich die Frage nach dem richtigen Format fast von selbst.
Der Unterschied in einem Satz
Stell dir eine Rechnung als Brief vor. ZUGFeRD und XRechnung legen fest, wie dieser Brief geschrieben ist: welche Angabe wo steht und in welcher Struktur. Peppol ist die Post, die ihn zustellt.
Daraus folgt der Satz, der die halbe Verwirrung auflöst: Du kannst eine XRechnung über Peppol verschicken, genauso gut aber per E-Mail. Und über Peppol läuft nicht zwingend eine XRechnung.
ZUGFeRD: das PDF, das nebenbei maschinenlesbar ist
ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Nach außen ist es ein ganz normales PDF, das dein Kunde öffnet, liest und ausdruckt wie jede andere Rechnung. Unsichtbar eingebettet liegen darin zusätzlich alle Rechnungsdaten als strukturierte XML-Datei. Buchhaltungssoftware auf der Empfängerseite liest diese Daten automatisch aus, statt sie abzutippen.
Der große Vorteil liegt in dieser Doppelnatur: Der Empfänger braucht nichts Neues. Wer die eingebetteten Daten nutzen kann, nutzt sie. Wer nicht, sieht weiterhin eine gewohnte Rechnung. Deshalb hat sich ZUGFeRD im deutschsprachigen Raum als der praktische Standard zwischen Unternehmen durchgesetzt.
Zwei Begriffe, die in diesem Zusammenhang ständig auftauchen und regelmäßig für Verwirrung sorgen:
Die aktuelle Fassung ist ZUGFeRD 2.5.2 (Stand September 2026). Um solche Versionsnummern musst du dich nicht kümmern, das erledigt die Software, die deine Rechnungen erzeugt. Mehr zum Format steht auf unserer Themenseite zu ZUGFeRD und E-Rechnung.
XRechnung: reines XML für die öffentliche Hand
Eine XRechnung enthält dieselben Pflichtangaben wie eine ZUGFeRD-Rechnung, aber ohne die PDF-Hülle. Öffnest du die Datei ohne passende Software, siehst du Code und keine Rechnung. Für Menschen ist das unbequem, für automatisierte Verarbeitung ist es der direktere Weg.
XRechnung ist der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Lieferanten des Bundes müssen seit Ende November 2020 elektronisch abrechnen, XRechnung ist dabei der vorgesehene Standard (§ 4 ERechV), andere Formate nach EN16931 lässt die Verordnung aber ebenfalls zu. Länder und Kommunen sind über eigene Regelungen nachgezogen. Verwaltet wird der Standard von der Koordinierungsstelle für IT-Standards, die aktuelle produktive Fassung ist XRechnung 3.0.2; eine grundlegend überarbeitete Version 4.0 ist angekündigt.
Ein Detail, das regelmäßig für Rückfragen sorgt, ist die Leitweg-ID. Sie ist eine Art Hausnummer innerhalb der Verwaltung und sagt, an welche Stelle die Rechnung intern weitergereicht werden soll. Ohne sie wird eine Rechnung an eine Behörde häufig abgewiesen. Die ID bekommst du von deinem Auftraggeber, erfinden lässt sie sich nicht.
Peppol: der Versandweg, nicht der Inhalt
Peppol ist ein europaweites Netzwerk für den sicheren Austausch von Geschäftsdokumenten. Der Vergleich mit dem Mobilfunk trifft es recht gut: Jeder Teilnehmer meldet sich bei einem zertifizierten Zugangspunkt an, einem sogenannten Access Point, und kann darüber alle anderen Teilnehmer erreichen, unabhängig davon, bei welchem Anbieter diese angemeldet sind.
Was durch dieses Netz läuft, ist meist eine Rechnung nach der Spezifikation Peppol BIS Billing 3.0. Auch die beruht auf EN16931, verwendet aber eine eigene technische Sprache namens UBL. Für dich bedeutet das: Peppol ersetzt nicht dein Rechnungsformat, sondern den E-Mail-Versand.
Eine eigene Peppol-Kennung brauchst du nur, wenn ein Auftraggeber ausdrücklich darauf besteht. Das kommt bei der öffentlichen Hand vor und bei größeren Konzernen mit eigener Beschaffungsplattform. Im Geschäft mit normalen Firmenkunden spielt Peppol bislang kaum eine Rolle, in Deutschland sind gemessen an der Zahl der Unternehmen erst wenige Endpunkte registriert.
Und ebInterface? Der österreichische Sonderfall
In Österreich taucht ein vierter Name auf, der in deutschen Beiträgen fast nie vorkommt: ebInterface. Das ist das österreichische XML-Rechnungsformat, entwickelt im Umfeld der Wirtschaftskammer, und es spielt dieselbe Rolle wie die XRechnung in Deutschland.
Wer an den Bund fakturiert, kommt daran nicht vorbei. Die elektronische Rechnung an Bundesdienststellen ist seit 1. Jänner 2014 verpflichtend, geregelt in § 5 IKT-Konsolidierungsgesetz und der zugehörigen e-Rechnungsverordnung. Eingereicht wird über e-Rechnung.gv.at, entweder direkt im Unternehmensserviceportal oder über das Peppol-Netzwerk. Angenommen werden ebInterface und UBL, über das Peppol-Netzwerk nur UBL.
Ein normales ZUGFeRD-PDF akzeptiert der Bund dagegen nicht. Wer regelmäßig öffentliche Auftraggeber beliefert, braucht dafür also einen eigenen Weg.
Wer verlangt was? Drei Fragen genügen
In der Praxis musst du keine Formatkunde betreiben. Es reicht, der Reihe nach drei Fragen zu beantworten.
Der häufigste Fall ist der Dritte. Ein typischer Stolperstein beim Ersten: Eine Behörde verlangt eine XRechnung samt Leitweg-ID, beim Bund vorgeschrieben in § 5 ERechV. Die Leitweg-ID als Text auf ein gewohntes PDF zu schreiben, reicht dann nicht. Die Eingangsportale prüfen die Rechnung maschinell und lehnen sie ab, wenn kein gültiges strukturiertes Format ankommt oder die Leitweg-ID nicht in dem Feld steht, in dem die Maschine sie sucht.
Die Lösung: Du erzeugst die Rechnung im geforderten Format aus deinem Rechnungsprogramm, trägst die Leitweg-ID in das dafür vorgesehene Referenzfeld ein und reichst die Datei auf dem Weg ein, den die Behörde vorgibt. An deinem übrigen Tagesgeschäft ändert das nichts.
Kurz notiert: die drei auf einen Blick
| ZUGFeRD | XRechnung | Peppol | |
|---|---|---|---|
| Was ist es? | Rechnungsformat | Rechnungsformat | Versandnetz |
| Sieht dein Kunde eine Rechnung? | Ja, ganz normales PDF | Nein, nur XML-Code | Nicht zutreffend |
| Typischer Einsatz | Rechnungen zwischen Unternehmen | Rechnungen an Behörden in Deutschland | Anbindung an Verwaltung und Großkunden |
| Beruht auf EN16931 | Ja | Ja | Ja, über Peppol BIS Billing 3.0 |
| Brauchst du dafür etwas Zusätzliches? | Nein | Leitweg-ID vom Auftraggeber | Zugang über einen Access Point |
Und wie steht es um die Pflicht?
Die Formatfrage hängt eng mit der Frage zusammen, ab wann strukturierte Rechnungen überhaupt verpflichtend sind. Hier gehen Deutschland und Österreich deutlich auseinander.
In Deutschland wird die E-Rechnung im Geschäft zwischen Unternehmen gestaffelt zur Pflicht, rechtliche Grundlage sind § 14 UStG und die Übergangsvorschrift in § 27 Abs. 38 UStG:
In Österreich gibt es nichts Vergleichbares. Verpflichtend ist die E-Rechnung nur gegenüber dem Bund, sonst nirgends, und ein Gesetzesentwurf für eine allgemeine B2B-Pflicht liegt nicht vor. EU-weit greift ab 1. Juli 2030 die Mehrwertsteuerreform ViDA für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen.
Wichtig dabei: Die deutsche Pflicht knüpft an die Ansässigkeit beider Seiten in Deutschland an, nicht allein an den Sitz deiner Kunden. Wer als österreichisches Unternehmen deutsche Firmenkunden hat, ist davon in aller Regel nicht betroffen. Welche Frist für dich tatsächlich zählt, haben wir in einem eigenen Beitrag aufgeschlüsselt: E-Rechnung Österreich nach Deutschland.
Was heißt das jetzt für dich?
Die ehrlichste Antwort auf die Ausgangsfrage lautet: Für die allermeisten Unternehmen ist die Entscheidung längst gefallen, ohne dass sie getroffen werden musste. Solange deine Kunden Firmen und keine Behörden sind, ist ZUGFeRD das Format, mit dem alle zurechtkommen, und der Versand bleibt die E-Mail.
XRechnung und Peppol sind keine fortgeschrittenere Stufe davon, sondern Antworten auf eine andere Frage. Sie werden dann relevant, wenn ein Auftraggeber sie ausdrücklich verlangt, und dann sagt er dir auch, was genau er braucht. Vorher etwas einzurichten, das niemand von dir will, bringt nichts.
So macht LazyBill das für dich
Jede Rechnung aus LazyBill ist automatisch ein ZUGFeRD-PDF nach EN16931. Du musst dafür nichts einstellen, keine Version auswählen und nichts über den Standard wissen. Deine Kunden bekommen eine gewohnte PDF-Rechnung, deren Daten sich maschinell auslesen lassen.
XRechnung als eigenständige XML-Datei und den Versand über das Peppol-Netzwerk unterstützt LazyBill derzeit nicht. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber brauchst du also weiterhin den jeweiligen Behördenweg. Für alles andere, und das ist bei den meisten Betrieben der ganz überwiegende Teil, ist die Sache damit erledigt.