Kostenlose Rechnungsvorlage für PDF, Word und Excel
Eine Rechnungsvorlage für Österreich und Deutschland. Wähl PDF, Word oder Excel, trag deine Daten ein, fertig.
Zum Ausdrucken oder direkt am Bildschirm ausfüllen. Sieht auf jedem Gerät und in jedem Programm exakt gleich aus.
PDF herunterladen
Zum Bearbeiten in Microsoft Word oder Google Docs. Praktisch, wenn du Logo, Farben oder den Aufbau anpassen willst.
Word-Datei herunterladen
Mit hinterlegten Formeln: Menge mal Einzelpreis und die Umsatzsteuer rechnen sich automatisch, du trägst nur die Positionen ein.
Excel-Datei herunterladenAlle drei Vorlagen enthalten dieselben Angaben – wähl einfach das Format, mit dem du am liebsten arbeitest.
Was in jede Rechnung gehört
Damit eine Rechnung gültig ist, muss sie bestimmte Angaben enthalten – unabhängig davon, für welches Format du dich entscheidest:
- Name und Anschrift von leistendem Unternehmen und Kunde
- UID-Nummer (Österreich) oder Steuernummer bzw. USt-IdNr. (Deutschland)
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung oder Lieferung
- Entgelt und Steuersatz – oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Die genauen Regeln unterscheiden sich zwischen Österreich und Deutschland leicht, etwa bei den Grenzwerten für Kleinbetragsrechnungen. Alle Details dazu findest du in den ausführlichen Ratgebern zu Rechnung schreiben in Österreich und Rechnung schreiben in Deutschland. Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, weist du keine Umsatzsteuer aus, brauchst aber den Pflichthinweis auf die Steuerbefreiung – dazu mehr unter Rechnung als Kleinunternehmer schreiben.
Was eine Vorlage nicht kann
Eine ausgestellte Rechnung muss unverändert aufbewahrt werden – in Österreich sieben Jahre (§ 132 BAO), in Deutschland in der Regel zehn Jahre (§ 147 AO). Bei einer Word- oder Excel-Datei liegt diese Pflicht bei dir: Speichere jede ausgestellte Rechnung zusätzlich als PDF, und überschreibe die Vorlage nicht mit der nächsten Rechnung. Genau das übernimmt ein Rechnungsprogramm automatisch, weil jede Rechnung unveränderbar archiviert wird.
Der Gründer von LazyBill hat seine ersten Rechnungen selbst in Excel geschrieben, damals war er noch in seiner Ausbildung. Heute undenkbar: Mit der kommenden E-Rechnungspflicht im B2B setzen sich strukturierte elektronische Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung immer mehr als Standard durch. Dazu kamen Tabellenzeilen, die sich jederzeit löschen oder überschreiben ließen. Hinzu kam der Aufwand, weil es keine Kundenverwaltung gab und jede Adresse von Hand neu eingetippt wurde. Am Ende blieb nur Zettelchaos am Rechner, verstreute Dateien ohne Backup. Die meisten bekannten Rechnungsprogramme waren dafür viel zu umfangreich, mit Lagerverwaltung und Funktionen, die kaum jemand braucht. Ein einfaches, faires Tool musste her – für genau das, was vom Kleinstunternehmer bis zum mittelständischen Betrieb die meisten Unternehmen wirklich brauchen. Genau dieser Anstoß hat später zu LazyBill geführt.
Wenn dir das Ausfüllen zu viel wird
Für einzelne Rechnungen reicht die Vorlage locker. Die meisten Fehler passieren aber genau dann, wenn's schnell gehen muss und dir der Papierkram lästig ist. LazyBill automatisiert die fehleranfälligen Details – Kunden, Positionen und Rechnungsnummern trägst du nicht mehr von Hand ein, und jede Rechnung geht so raus, wie du es dir vorstellst.
Häufige Fragen
Ist die Rechnungsvorlage wirklich kostenlos? +
Ja, Download und Nutzung sind kostenlos, ganz ohne Anmeldung. Kostenlos heißt aber nicht risikofrei: Sobald du die Vorlage ausfüllst, bist du für jede Pflichtangabe, jede Rechnungsnummer und die korrekte Aufbewahrung ganz allein verantwortlich – das übernimmt hier niemand für dich.
Ist eine Rechnung aus der Vorlage rechtlich genauso sicher wie aus einem Rechnungsprogramm? +
Nein, nicht wirklich. Richtig ausgefüllt ist eine Vorlage zunächst gültig, das Problem liegt in der Dauer: keine erzwungene fortlaufende Nummerierung, keine unveränderbare Archivierung und keine automatische Vorbereitung auf die kommende E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich mit Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung. Das alles fällt bei einer Vorlage komplett auf dich zurück. LazyBill nimmt dir genau diese Punkte automatisch ab.
Darf ich die Vorlage als Kleinunternehmer oder für mein Gewerbe verwenden? +
Ja, grundsätzlich schon. Gerade als Kleinunternehmer wird der Pflichthinweis auf die Steuerbefreiung in einer Vorlage aber leicht vergessen, weil dich niemand daran erinnert – und ohne ihn ist die Rechnung formal unvollständig. LazyBill setzt den Hinweis automatisch, je nachdem, welche Besteuerungsart du hinterlegt hast.
Welches Format soll ich nehmen – PDF, Word oder Excel? +
Du kannst frei wählen, aber bei allen drei Formaten trägst du Kunden, Positionen und Rechnungsnummern von Hand ein. Ein Zahlendreher oder eine vergessene Zeile fällt meistens erst auf, wenn die Rechnung längst beim Kunden ist. In LazyBill legst du Kunden und Positionen einmal an, danach passiert genau das nicht mehr.
Ist die Vorlage für Österreich und Deutschland geeignet? +
Ja, die Pflichtangaben decken beide Länder ab. Grenzwerte wie die für Kleinbetragsrechnungen ändern sich aber gelegentlich, und eine einmal heruntergeladene Datei bekommt das nicht von selbst mit – du müsstest jede Änderung eigenständig verfolgen. Mehr dazu in den Ratgebern zu Österreich und Deutschland. LazyBill hält die aktuellen Werte automatisch nach.
Enthält die Vorlage schon eine Rechnungsnummer? +
Nein, und das ist der wunde Punkt. Die fortlaufende Nummerierung trägst du komplett selbst ein, eine doppelt vergebene oder ausgelassene Nummer fällt dabei oft erst bei einer Prüfung auf, wenn es zu spät ist. Ein Rechnungsprogramm wie LazyBill vergibt die Nummern automatisch und lückenlos.
Wie lange muss ich meine Rechnungen aufbewahren? +
In Österreich sieben Jahre (§ 132 BAO), in Deutschland in der Regel zehn Jahre (§ 147 AO) – in beiden Fällen unverändert und jederzeit lesbar. Genau daran scheitert eine Word- oder Excel-Vorlage strukturell: Zeilen lassen sich löschen oder überschreiben, Dateien gehen verloren oder werden versehentlich mit der nächsten Rechnung überschrieben. Bei einer Prüfung musst du dann belegen können, dass nichts nachträglich verändert wurde, mit einer gewöhnlichen Datei kaum zu schaffen. LazyBill archiviert jede Rechnung automatisch unveränderbar.
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