„Ich schick dir eine Gutschrift.” Dieser eine Satz kann drei völlig verschiedene Dinge bedeuten, und zwei davon wirken in entgegengesetzte Richtungen. Einmal sinkt dein Umsatz, einmal entsteht dir eine Ausgabe. Wer das verwechselt, bucht falsch herum, und es fällt oft erst bei der Umsatzsteuervoranmeldung auf.
Der Grund für das Durcheinander: Umgangssprache und Steuerrecht meinen nicht dasselbe. Dieser Beitrag sortiert die drei Bedeutungen, für Österreich und Deutschland nebeneinander.
Drei Belege, ein Wort
Nur die ersten beiden sind Belege. Die Bankgutschrift steht hier, weil sie in Gesprächen ständig dazwischenrutscht.
Zwei Fragen, und du weißt, welche du vor dir hast
- Wer stellt den Beleg aus? Stellt ihn der Kunde für eine Leistung, die er selbst bezogen hat, ist es eine Abrechnungsgutschrift. Stellst du ihn für deine eigene Rechnung aus, ist es eine Korrektur.
- In welche Richtung fließt das Geld? Zahlst du an deinen Partner, ist es eine Ausgabe. Bekommt dein Kunde etwas zurück, sinkt dein Umsatz.
Die Abrechnungsgutschrift: du rechnest für einen anderen ab
Der Normalfall ist, dass der Leistende seine Rechnung schreibt. Bei der Abrechnungsgutschrift dreht sich das um: Der Leistungsempfänger rechnet ab. Eine Agentur rechnet die Provision ihres Vermittlers selbst ab, ein Verlag das Honorar seiner Autorin, eine Molkerei die gelieferte Milch. Immer dort, wo der Empfänger die Zahlen ohnehin genauer kennt als der Leistende.
Was sie voraussetzt
Damit so ein Beleg als Rechnung gilt, müssen vier Dinge zusammenkommen. In Deutschland stehen sie in § 14 Abs. 2 UStG, in Österreich in § 11 Abs. 7 und 8 UStG 1994:
- Vereinbarung vorher. Beide Seiten müssen sich einig sein, dass per Gutschrift abgerechnet wird. Ein formloser schriftlicher Hinweis genügt, aber er muss vor der Abrechnung da sein.
- Der Leistende darf Steuer ausweisen. Ist er Kleinunternehmer, darf in der Gutschrift keine Umsatzsteuer stehen.
- Zuleitung. Der Beleg muss beim Leistenden ankommen. Eine Gutschrift in der eigenen Schublade wirkt nicht.
- Das Wort „Gutschrift”. Es ist Pflichtangabe, in Deutschland nach § 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG, in Österreich muss der Beleg „als solche bezeichnet” sein.
Und der Empfänger hat ein Vetorecht: Widerspricht er, verliert die Gutschrift die Wirkung einer Rechnung. In Österreich gilt das in dem Umfang, in dem dem ausgewiesenen Steuerbetrag widersprochen wird.
Was draufstehen muss
Eine Abrechnungsgutschrift ist eine vollwertige Rechnung und braucht deshalb alle Pflichtangaben einer Rechnung, nur mit vertauschten Rollen. Zwei davon gehen in der Praxis regelmäßig schief:
Bei Kleinbetragsrechnungen gelten Erleichterungen: in Österreich bis 400 €, in Deutschland bis 250 € brutto. Für eine Abrechnungsgutschrift ist das selten relevant, Provisionen liegen meist darüber.
Was sie steuerlich bedeutet
Für dich als Aussteller ist die Gutschrift eine Eingangsrechnung: Du bekommst eine Leistung, du zahlst, du ziehst daraus Vorsteuer. Dein Partner versteuert den Betrag als seinen Umsatz. Die Gutschrift ersetzt seine Rechnung vollständig, er schreibt also keine zweite.
Rechnest du über die Grenze ab, hilft die amtliche Liste der Begriffe in den EU-Amtssprachen: Auf Italienisch heißt die Gutschrift autofatturazione, auf Niederländisch factuur uitgereikt door afnemer. Das Bundesfinanzministerium führt sie in Anlage 8 zum Umsatzsteuer-Anwendungserlass.
Die kaufmännische Gutschrift: du korrigierst deine eigene Rechnung
Der weitaus häufigere Fall. Ein Kunde schickt Ware zurück, reklamiert einen Mangel, oder ihr einigt euch nachträglich auf einen Nachlass. Steuerrechtlich ist das keine Gutschrift, sondern eine Rechnungskorrektur.
Wichtig ist der Unterschied zur Stornorechnung: Fällt die ganze Rechnung weg, stornierst du sie vollständig. Geht nur ein Teil zurück, korrigierst du nur diesen Teil. Die ursprüngliche Rechnung bleibt in beiden Fällen bestehen und behält ihre Nummer. Ändern lässt sich eine ausgestellte Rechnung nicht, das verlangt schon die fortlaufende Nummerierung.
Wann die Korrektur wirkt
Nicht rückwirkend. Die Minderung zählt in dem Zeitraum, in dem sie tatsächlich eintritt, geregelt in § 17 UStG für Deutschland und § 16 UStG 1994 für Österreich. Du korrigierst deine Umsatzsteuer also in der laufenden Voranmeldung, nicht in der alten. Dein Kunde muss im selben Zeitraum seinen Vorsteuerabzug anpassen.
Entwarnung beim Namen
Viele fürchten, dass schon das Wort „Gutschrift” auf einer Korrektur eine Steuerschuld auslöst, weil der Beleg dann wie eine Abrechnungsgutschrift aussieht. Diese Sorge hat die deutsche Finanzverwaltung ausgeräumt: Die Bezeichnung allein führt nicht zur Anwendung von § 14c UStG. Das steht heute in Abschnitt 14.3 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses.
Gefährlich wird es erst, wenn in einem Beleg Umsatzsteuer steht, die gar nicht geschuldet wird. Dann schuldest du sie allein wegen des Ausweises, bis du den Beleg berichtigst. In Österreich steht dieselbe Regel in § 11 Abs. 12 UStG 1994.
Sauber ist deshalb: Nenne den Beleg Rechnungskorrektur oder Stornorechnung, nimm Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer, und weise die Umsatzsteuer mit negativem Vorzeichen aus.
Kleinunternehmer
Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus, weder auf einer Rechnung noch auf einer Gutschrift. Das gilt in Deutschland nach § 19 UStG und in Österreich nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994.
Rechnest du also per Gutschrift mit einem Partner ab, der Kleinunternehmer ist, steht dort kein Steuerbetrag, und du ziehst daraus keine Vorsteuer. Weist du trotzdem Steuer aus, schuldet dein Partner sie dem Finanzamt. Das ist der häufigste teure Fehler bei Provisionsabrechnungen mit kleinen Partnern.
E-Rechnung: zwei Belege, zwei Codes
Sobald eine E-Rechnungspflicht greift, zählt nicht nur der Inhalt, sondern auch der technische Typ. Im europäischen Standard EN 16931 ist die Abrechnungsgutschrift der Typ 389 („self-billed invoice”), die Rechnungskorrektur der Typ 381 („credit note”). Wer beides „Gutschrift” nennt und im falschen Typ verschickt, produziert eine Datei, die der Empfänger zwar lesen, aber nicht richtig verbuchen kann. Mehr zu den Formaten steht im Beitrag ZUGFeRD, XRechnung und Peppol im Vergleich.
Die häufigsten Fehler
- Die alte Rechnung ändern statt korrigieren. Eine ausgestellte Rechnung bleibt, wie sie ist. Korrigiert wird mit einem eigenen Beleg.
- Der Bezug fehlt. Ohne Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung kann niemand zuordnen, was da gemindert wird.
- Umsatzsteuer ohne Berechtigung. Steht sie auf dem Beleg, wird sie geschuldet, auch wenn sie dort nicht hingehört.
- Die Vereinbarung fehlt. Ohne vorherige Absprache ist eine Abrechnungsgutschrift keine gültige Rechnung, der Vorsteuerabzug wackelt.
- Im falschen Zeitraum gebucht. Die Minderung wirkt, wenn sie eintritt, nicht im Monat der ursprünglichen Rechnung.
Kurz notiert: die drei Arten im Überblick
| Abrechnungsgutschrift | Kaufmännische Gutschrift | Bankgutschrift | |
|---|---|---|---|
| Wer stellt aus | der Leistungsempfänger | der Rechnungsaussteller | die Bank |
| Wirkung bei dir | Ausgabe mit Vorsteuer | weniger Umsatz und Umsatzsteuer | nur Zahlungseingang |
| Voraussetzung | Vereinbarung, Zuleitung, kein Widerspruch | Bezug zur ursprünglichen Rechnung | keine |
| Rechtsgrundlage | § 14 Abs. 2 UStG, § 11 Abs. 7 und 8 UStG 1994 | § 17 UStG, § 16 UStG 1994 | keine |
| Beleg für die Buchhaltung | ja, sie ersetzt die Rechnung | ja | nein |
So macht LazyBill das für dich
Beide Belegarten sind in LazyBill eigene Wege, und die Auswahl nennt den Unterschied beim Namen, damit niemand in die falsche Richtung bucht. Die Rechnungskorrektur entsteht direkt an der Rechnung, nimmt Positionen oder einen Betrag zurück und zieht den offenen Betrag automatisch nach. Die Gutschrift ohne Rechnungsbezug bekommt einen eigenen Nummernkreis, trägt das vorgeschriebene Wort auf dem PDF und zählt in Reporting, Voranmeldung und Buchhaltungsexport als Ausgabe mit Vorsteuer. Wie das im Einzelnen aussieht, steht in der Anleitung zu Gutschriften.