Reporting lesen und verstehen

Das Reporting beantwortet vier Fragen. Was habe ich eingenommen, was ausgegeben, was bleibt übrig, und was steht noch aus? Alle Zahlen stammen direkt aus deinen Rechnungen und Belegen. Zusätzlich pflegen musst du nichts.

Zuerst den Zeitraum prüfen

In der Zeitleiste über den Kennzahlen stellst du zwischen Monatlich, Vierteljährlich und Jährlich um und blätterst mit den Pfeilen zurück. Der Zeitraum verändert Umsatz, Kosten und Ergebnis samt Vergleich, das Diagramm und die Kundenliste. Offene Posten, die Staffel der offenen Rechnungen, erwartete Eingänge und der UVA-Kasten zeigen immer den aktuellen Stand.

Ein Punkt, der oft für Verwirrung sorgt: Der Vergleich „vs. Vorperiode” stellt den laufenden Zeitraum dem vorherigen gegenüber. Am 7. eines Monats vergleichst du also sieben Tage mit einem vollen Vormonat. Ein Minus von 70 % heißt dann nicht, dass dein Geschäft eingebrochen ist. Der Monat ist schlicht noch nicht vorbei. Für einen fairen Vergleich blätterst du auf einen abgeschlossenen Zeitraum.

Die vier Kennzahlen

Umsatz ist die Summe deiner gestellten Rechnungen, netto. Entwürfe zählen nicht mit. Als Bilanzierer zählt eine Rechnung nach ihrem Leistungs- bzw. Lieferdatum oder, falls es fehlt, nach dem Rechnungsdatum. Als Einnahmen-Ausgaben-Rechner zählt der Zahlungseingang. Bezahlte Mahngebühren zählen in beiden Fällen mit, zum Datum der Zahlung. Stornierst du eine Rechnung, zieht LazyBill den Betrag im Monat des Stornos wieder ab.

Kosten sind deine Belege, netto. Es zählen nur Belege, die du geprüft und gespeichert hast, stornierte nicht. Als Bilanzierer zählt ein Beleg nach seinem Leistungsdatum oder, falls es fehlt, nach dem Belegdatum. Als Einnahmen-Ausgaben-Rechner zählt die Zahlung.

Ergebnis ist die Differenz aus beiden. Das ist eine betriebswirtschaftliche Orientierung und nicht dein steuerlicher Gewinn. Abschreibungen, Rückstellungen oder private Anteile, etwa am Auto, kennt LazyBill nicht.

Offene Posten ist das Geld, das dir noch zusteht, also alle gestellten und nicht vollständig bezahlten Rechnungen. Wie viel davon schon überfällig ist, sagt dir der rote Zusatz darunter.

Umsatz und Kosten im Verlauf

Das Balkendiagramm stellt Umsatz und Kosten je Periode gegenüber, bis zum gewählten Zeitraum: monatlich sechs Monate, vierteljährlich vier Quartale, jährlich mehrere Jahre. Unter jeder Periode steht das Ergebnis als gerundete Zahl, darunter ein Satz zu deiner stärksten Periode.

Der Verlauf ist meist aufschlussreicher als die Gesamtsumme. Ein gleichmäßiges Bild spricht für laufende Betreuung, starke Ausschläge deuten auf Projektgeschäft hin. In den schwachen Monaten wird daraus schnell ein Liquiditätsthema.

Erwartete Eingänge

Rechts unter dem UVA-Kasten steht, wie viel Geld in den nächsten 7 und nächsten 30 Tagen hereinkommen sollte. Grundlage sind die Fälligkeitsdaten deiner offenen Rechnungen, Überfälliges eingeschlossen.

Darunter steht die Ø Zahlungsdauer: wie viele Tage deine Kunden im Schnitt tatsächlich gebraucht haben. Grundlage sind deine letzten 50 bezahlten Rechnungen, gerechnet vom Rechnungsdatum bis zur letzten Zahlung. Der Wert ist aussagekräftiger als das vereinbarte Zahlungsziel. Wenn du 14 Tage vereinbarst und der Schnitt bei 28 liegt, weißt du, womit du wirklich planen musst.

Offene Rechnungen

Der Detailbericht stellt zwei Seiten gegenüber: Du bekommst (offene Ausgangsrechnungen) und Du schuldest (offene Eingangsbelege). Der Saldo daneben sagt dir, ob unterm Strich Forderungen oder Verbindlichkeiten überwiegen.

Die Tabelle der offenen Ausgangsrechnungen ist nach Fälligkeit sortiert, überfällige Zeilen sind farbig hervorgehoben. Darüber stehen Überfällig, Diese Woche und Später fällig, jeweils mit Anzahl und Betrag. Bei teilweise bezahlten Rechnungen steht der noch offene Betrag in Klammern hinter dem Gesamtbetrag. Dass eine Teilzahlung eingegangen ist, siehst du also auf den ersten Blick.

Das Feld Stichtag oben ist für Rückblicke gedacht. Lässt du es leer, siehst du den Live-Stand. Trägst du ein Datum ein, bekommst du den Stand von damals, etwa zum Bilanzstichtag.

Auf der Übersichtsseite fasst dieselben Daten eine Staffel zusammen: noch nicht fällig, 1–14 Tage, 15–30 Tage und über 30 Tage überfällig. Der Hinweis darunter nennt dir die Zahl der mahnfähigen Rechnungen.

Kunden nach Umsatz

Die Liste zeigt, welche Kunden welchen Anteil an deinem Umsatz haben. Steht ein einzelner Kunde für mehr als 20 %, ist sein Balken farbig hervorgehoben, und die Reporting-Übersicht weist dich auf das Klumpenrisiko hin.

Im Monatszeitraum solltest du den Hinweis nicht zu ernst nehmen. Wenn in einem angebrochenen Monat erst zwei Rechnungen gestellt sind, steht einer der beiden Kunden zwangsläufig für einen großen Anteil. Aussagekräftig wird die Kennzahl erst im Jahreszeitraum.

UVA-Rechner

Der Rechner bereitet die Umsatzsteuervoranmeldung vor — in der App heißt er UVA-Rechner (österreichische Bezeichnung) bzw. UStVA-Rechner für Firmen mit Sitz in Deutschland. Er zeigt die Umsatzsteuer aus deinen Rechnungen und die abziehbare Vorsteuer aus deinen Belegen. Daraus ergibt sich die Zahllast samt Fälligkeitsdatum.

Die Tabelle „Umsätze nach Steuersatz” schlüsselt auf, welcher Anteil deines Umsatzes zu welchem Satz abgerechnet wurde. Rechnungen mit mehreren Sätzen, etwa 20 % und 10 % oder 19 % und 7 %, stehen also getrennt nach Satz.

Zwei Dinge solltest du wissen. Erstens hängt die Vorsteuer von Land und Gewinnermittlungsart ab. In Deutschland und als Bilanzierer zählt sie nach dem Belegdatum, unabhängig von der Zahlung. Als Einnahmen-Ausgaben-Rechner in Österreich zählt sie erst mit der Zahlung, bei einer Teilzahlung anteilig (§ 12 UStG). Der Rechner erklärt das dann im Hinweis Vorsteuer nach Zahlung und nennt, wie viele Belege des Zeitraums noch offen sind. Stehen mehrere Hinweise an, fasst LazyBill sie in einer Zeile Hinweise zur Berechnung zusammen, die du über Anzeigen aufklappst. Zwei Fälle kann LazyBill nicht erkennen: eine Überrechnung nach § 215 Abs. 4 BAO und mehr als 2 Mio. € Vorjahresumsatz. Dann ist der Abzug früher möglich, frag dazu deine Steuerberatung. Zweitens bleibt der Rechner eine Berechnungshilfe. Einreichen musst du selbst, über FinanzOnline in Österreich bzw. ELSTER in Deutschland, oder deine Steuerberatung übernimmt das. LazyBill übermittelt nichts an das Finanzamt.

Hinterlege in den Stammdaten die Gewinnermittlungsart und die UVA-Fälligkeit (in Deutschland UStVA-Fälligkeit), also den Rhythmus deiner Voranmeldung. Ohne Gewinnermittlungsart rechnet der Rechner wie bei einem Bilanzierer und weist dich darauf hin. Ohne Fälligkeit zeigt der UVA-Kasten auf der Übersicht statt Zahlen einen Hinweis.

Zusammenfassende Meldung

Nur für Firmen in Österreich: Der Reiter ZM zeigt deine innergemeinschaftlichen Umsätze im Meldezeitraum, eine Zeile je UID des Kunden und Art, in ganzen Euro. Der Meldezeitraum folgt deiner UVA-Fälligkeit, daneben steht die Frist. Über XML-Datei herunterladen bekommst du die Meldung als Datei. Hochladen musst du sie selbst in FinanzOnline, LazyBill übermittelt nichts.

Berichte weitergeben

Jeder Detailbericht lässt sich als CSV oder PDF ausgeben, die Zusammenfassende Meldung als XML-Datei. CSV eignet sich zum Weiterrechnen in einer Tabelle, PDF zum Weiterreichen an die Steuerberatung.

Für die vollständige Buchhaltungsübergabe ist der Bereich Export der richtige Weg. Dort bekommst du die Daten im DATEV-, BMD- oder RZL-Format oder als neutrale CSV, je nachdem, was deine Kanzlei einlesen kann.