Vorlagen und Sprachen

Was auf jedem neuen Beleg steht, legst du einmal fest: unter Mein Konto → Einstellungen. Die Reiter oben trennen die Bereiche, von Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung und Lieferschein über E-Mail und Briefpapier bis zu Mahnwesen und den festen Beschriftungen. Rechts oben wechselst du die Sprache.

Standardtexte je Belegart

Jede Belegart hat einen Einleitungstext über den Positionen und einen Schlusstext unter der Summe. Die Anrede ergänzt LazyBill automatisch aus den Kundendaten, du schreibst also nur den Text danach.

Links stehen die einzelnen Bausteine, rechts bearbeitest du den ausgewählten. Bei Rechnungen kommen Sonderfälle dazu, die nur greifen, wenn sie zutreffen:

• Zahlungsziel: drei Zahlungsziele, je mit optionalem Skonto samt Nettofrist, anfangs 14 Tage, 30 Tage und sofort. Das oberste ist bei neuen Rechnungen vorausgewählt.
• Dauerrechnung: Hinweis und Dauerrechnung: Schluss für Dauerrechnungen
• Bar bezahlt: Schluss für Rechnungen, die schon beim Ausstellen bezahlt sind

Beim Angebot gehört die Gültigkeit in Tagen dazu, anfangs 30.

Einige Stellen füllt LazyBill in Vorschau und PDF selbst aus, etwa die Zahlungsfrist oder das Ablaufdatum eines Angebots. In der Vorlage stehen dafür Platzhalter in eckigen Klammern wie [Zahlungsfrist] oder [Gültigkeit]. Über Einfügen setzt du sie an die gewünschte Stelle, ohne sie abtippen zu müssen. Einen Platzhalter für die Rechnungsnummer gibt es nur in E-Mail- und Mahntexten.

Die Vorlage gilt für neue Belege. Am einzelnen Beleg änderst du die Texte im Reiter Textbausteine, und Standard wiederherstellen holt dort den Vorlagentext zurück.

Nummernkreis für Rechnungen

Im Reiter Rechnung oben stellst du ein, wie die Rechnungsnummern aussehen. Das Präfix ist frei wählbar, darunter zeigt LazyBill, welche Nummer die nächste Rechnung bekommt, etwa RE-2026-038.

Die nächste Nummer kannst du nur ändern, solange noch keine Rechnung vergeben wurde. Danach ist sie schreibgeschützt, damit die Nummernfolge lückenlos bleibt. Zum Jahreswechsel setzt sich der Zähler von selbst auf 1 zurück.

Anzahlungen und Abzüge

Wer Anzahlungen abrechnet, öffnet im Reiter Rechnung den Baustein Anzahlungen und Abzüge und schaltet dort Anzahlungen und Abzüge verwenden ein. Dann gibt es beim Schreiben einer Rechnung den Schalter Anzahlungsrechnung. In Rechnungen, Angeboten und Auftragsbestätigungen kannst du in jeder aufgeklappten Position Betrag abziehen, eine Abzugszeile machst du mit Betrag hinzurechnen wieder zur normalen Position. Hat der Kunde eine noch nicht verrechnete Anzahlungsrechnung, erscheint unter den Positionen zusätzlich Anzahlung verrechnen. Ist der Baustein aus, tauchen diese Bedienelemente gar nicht erst auf. Schon vorhandene Abzugszeilen bleiben davon unberührt.

E-Mail

Im Reiter Email liegen die Begleittexte für den Versand, je Belegart einer, auch für die Stornorechnung. Dazu kommt eine Fußzeile, die unter jeder Mail steht. LazyBill schlägt sie aus deinen Stammdaten vor, Pflichtangaben für Geschäftsbriefe musst du aber selbst prüfen.

Unter Absendername legst du fest, wie du im Postfach deiner Kunden erscheinst, etwa mit Firmenname und deinem Namen. Leer gelassen steht dort der Firmenname. Der Beleg selbst hängt immer als PDF an.

Briefpapier

Im Reiter Briefpapier wählst du, was unter deinen Belegen liegt:

• Logo & Fußzeile: dein Logo im Kopf (PNG oder JPEG, höchstens 2 MB) und eine dreispaltige Fußzeile, die du frei befüllst
• Eigenes Briefpapier-PDF: ein fertiges PDF, das als Hintergrund auf jeder Seite liegt. Die Fußzeile von LazyBill entfällt dann, außer du setzt dort das Häkchen bei Fußzeile aktivieren.

Bei Logo & Fußzeile siehst du über Vorschau eine Beispielrechnung, bevor du mit Speichern & Aktivieren umstellst. Ein Briefpapier-PDF lädt LazyBill dagegen sofort nach der Auswahl hoch, damit ist es aktiv. Fehlt in der Fußzeile etwas, das in deinen Stammdaten steht, etwa die Telefonnummer, weist dich jeder Rechnungsentwurf mit einem Hinweis darauf hin.

Mahnwesen

Der Reiter Mahnwesen hält die Texte für vier Stufen bereit: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung und Letzte Mahnung. Rechnungsnummer, Datum und Betrag fügst du über Platzhalter ein.

Für jede Stufe kannst du eine Gebühr hinterlegen. Mit Kostenübersicht in der E-Mail anzeigen steht unter dem Text eine kleine Tabelle mit Rechnungsnummer, Fälligkeit und Betrag, bei gesetzter Gebühr zusätzlich mit Mahngebühr und Gesamtbetrag. Welche Stufe du verschickst, entscheidest du beim Mahnen selbst, siehe Rechnung schreiben.

Tabelle & Beschriftungen

Hier änderst du die festen Texte auf dem Beleg: Dokumenttitel, Kopfdaten, Spaltenköpfe der Positionstabelle, Summenblock, Steueraufteilung, Steuerhinweise, Seiten und Fußzeile sowie die Stornorechnung. Die Vorschau rechts zeigt einen Beispielbeleg und markiert die Gruppe, die du gerade bearbeitest.

Ein leeres Feld bedeutet: Es gilt der Standardtext. Du musst also nur ändern, was dich stört, etwa „Nr.” statt „Pos.”.

Belege auf Englisch

Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine kann LazyBill auch auf Englisch ausstellen.

Einmalig einrichten: Öffne rechts oben das Sprachmenü und wähle Weitere Sprache hinzufügen. Englisch ist bereits übersetzt und sofort einsatzbereit, alle Vorlagen sind danach englisch vorbelegt. Mit dem Umschalter rechts oben wechselst du zwischen der deutschen und der englischen Fassung, etwa um einen englischen Text an deinen Ton anzupassen.

Weitere Sprachen lassen sich ebenfalls anlegen, starten aber leer. Was du darin nicht pflegst, steht auf dem Beleg auf Deutsch. Im Sprachmenü trägt eine solche Sprache deshalb ein Abzeichen wie „12 Lücken”. Zeigst du mit der Maus darauf, siehst du, wie viele Beschriftungen und Textbausteine noch fehlen. In den Vorlagen dieser Sprache steht in noch nicht gepflegten Feldern der deutsche Text, bei den Beschriftungen als Platzhalter im leeren Feld. Bei Englisch gibt es diese Lücken nicht: Ein leeres englisches Feld bekommt den mitgelieferten englischen Text.

Pro Kunde: Im Kundenstamm legst du unter Sprache der Dokumente fest, in welcher Sprache neue Belege für diesen Kunden entstehen. Das Feld erscheint erst, wenn du eine zweite Sprache angelegt hast.

Pro Beleg: Oben rechts im Beleg, links neben dem Menü mit den drei Punkten, sitzt ein Knopf mit einer Flagge. Darüber stellst du die Sprache für genau diesen Beleg um. Auch er erscheint erst ab zwei Sprachen und nur, solange der Beleg bearbeitbar ist.

Mit der Sprache wechseln die Anrede, etwa „Dear Ms Keller”, die Standardtexte und alle festen Beschriftungen auf dem PDF, von „Invoice no.” bis zum Reverse-Charge-Hinweis. Deine Positionen übersetzt LazyBill nicht, die schreibst du gleich in der Sprache, in der die Rechnung hinausgeht.